한국마이크로소프트(MS)가 사무실을 광화문으로 이전한 것이 꼭 1년 전 일입니다. 한국MS는 새 사무실을 꾸미며 모든 직원이 정해진 자리 없이 자유롭게 사무공간을 활용할 수 있는 환경을 구축했습니다. 업무는 모바일기기로 하고, 자료는 클라우드로 공유하는 이른바 ‘디지털 워크플레이스’ 도입을 시도한 것입니다. 한국MS는 이를 ‘차세대 업무환경’이라고 부릅니다. 11월13일 광화문 사무실에서 열린 한국MS의 발표는 지난 1년의 성과를 알리는 자리이기도 했습니다.

회사에 자신의 자리가 없다는 것. 사무실 공간을 자유롭게 누비며 모바일기기와 클라우드 서비스로 일을 한다는 것. 아직 국내 기업 문화에서는 생소한 차세대 업무 환경이란 무엇일까요. 한국MS 김과장의 하루로 풀어봤습니다.

► 김 과장의 하루

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김 과장의 출근길입니다. 보안카드를 찍고 사무실로 들어가는 모습은 다른 기업과 별반 차이가 없습니다.

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김 과장은 바로 자신의 자리로 가지 않습니다. 문 앞에 마련된 사물함에서 짐을 챙겨야 합니다. 정해진 자리가 없기 때문입니다.

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사물함은 모든 직원에 배정돼 있고, 퇴근하기 전에 자신의 업무용 물품을 보관하는 용도로 쓰입니다.

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출근 준비를 마친 김 과장은 마음에 드는 아무 자리에서 일을 시작할 수 있습니다.

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최근 실리콘밸리에서 유행한다는, 서서 일하는 책상에 가도 되고요.

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경복궁이 한 눈에 내려다보이는 전망 좋은 창가 자리에 가도 좋습니다.

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누구의 방해도 받지 않고 집중하고 싶다면 혼자 일할 수 있는 ‘폰룸’을 활용해도 되죠.

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미팅 장소도 다양하게 마련돼 있습니다.

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미팅 공간은 예약해야 합니다. 예약은 MS ‘아웃룩’으로 미팅룸 이름과 비어 있는 일정을 간편하게 확인할 수 있습니다.

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미팅을 위해 동료와 직접 만날 필요도 없습니다. ‘링크(Lync)’를 쓰면 영상통화로 얼굴을 마주볼 수 있고, 슬라이드 공유 기능으로 같은 자료를 보면서 대화할 수 있으니까요.

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‘디지털 워크플레이스’ 도입으로 생산성과 효율성이 모두 올라갔다고 합니다.

한국MS의 ‘프리스타일 일터’는 고정된 자리가 없이 개인의 업무 스타일에 맞춰 폰룸, 미팅룸, 포커스룸 등 최적화된 공간을 선택해 일할 수 있도록 했습니다. 벽과 칸막이를 제거한 덕분에 회의실 수와 협업 공간이 같은 공간과 비교해 각각 3.2배, 2.7배 늘어났습니다. 협업의 양과 질이 모두 올라갔죠. 한국MS는 자체 조사결과 최소 2명 이상이 모여 협업하는 시간이 하루 평균 3~4.5시간으로 기존 사무공간 대비 약 1.5배 증가했다고 합니다.

줄어들어서 좋은 것도 있습니다. 필요에 의한 협업이 아닌 형식적인 미팅 말이지요. 한국MS는 프리스타일 업무 공간 도입으로 하루 평균 1.5회 이상 이뤄지던 형식적인 회의는 줄였습니다. 꼭 필요한 협업 횟수는 늘리고, 필요 없는 회의는 줄어든 효과를 본 셈입니다.

모바일 기기가 업무 속으로 깊숙이 들어왔다는 점도 독특한 사무공간이 이뤄낸 진보 중 하나입니다. 한국MS는 ‘오피스365 링크(Lync)’로 온라인 회의와 영상회의 횟수를 하루 1.5건에서 2.5건으로 끌어올릴 수 있었습니다. 온라인 회의는 전세계 MS 직원과 만나는 일을 쉽게 만들어줍니다. 슬라이드나 문서를 공유해 함께 같은 화면을 보면서 대화할 수 있으니 직접 만난 것과 다름없는 회의 환경을 제공하기도 합니다.

e메일을 첨부해 문서를 공유하던 기존 업무협업 방식 대신 클라우드 공유를 통한 작업이 30%를 차지하게 됐고, 이는 결과적으로 회의준비 시간을 큰 폭으로 줄여 모든 직원이 15~30% 정도 더 많은 개인 시간을 향유할 수 있게 됐습니다.

업무에 활용하는 장비에도 변화가 있었습니다. 원래 데스크톱이 대부분을 차지하던 업무용 장비가 태블릿PC로, 모바일 기기로 변화한 것이죠. 태블릿PC가 전체 업무에서 차지하는 비율은 40~50%, 모바일기기는 20~30%를 차지한다고 하니 데스크톱의 역할이 최대 20% 정도로 떨어진 꼴입니다.

“요즘 스마트워크다 자율출퇴근제다 이런 제도를 기업에서 많이 도입하는데, 이 제도는 경기의 움직임에 따라 생기기도 하고 없어지기도 해요. 한국MS는 유연근무를 제도적으로 도입한 것이 아니라 시스템으로 만든 것입니다.”

정우진 한국마이크로소프트 대표컨설턴트는 “공간의 변화가 클라우드를 만나 협업과 커뮤니케이션 효율성을 개선한 것”이라며 “제약이 많은 환경을 벗어나 창의적인 생산 활동을 할 수 있도록 변화했다는 점도 큰 특징”이라고 덧붙였습니다.

MS는 전세계 MS 사무실을 한국MS와 같은 프리스타일 일터로 바꾸는 중입니다. 그 과정에서 얻은 노하우는 MS의 사업 모델이 됐습니다. 미국과 유럽의 도요타가 세계에서 처음으로 MS의 프리스타일 일터 솔루션을 채용했습니다.

국내에서도 한국MS에 공간과 업무효율을 개선하기 위한 기업의 문의가 늘어나고 있다고 합니다. 과연 국내 기업도 한국MS의 이 같은 시스템을 도입할 수 있을까요. 한국MS의 업무공간과 일하는 모양새를 보면, 국내 기업의 딱딱한 스타일과 전혀 다릅니다. 반대로 말하면, 한국MS가 말하는 공간을 통한 효율성 재고가 국내 기업에 얼마나 매력적으로 비칠지 의문입니다.

것은 직장과 일터, 직원의 업무 효율을 개선한다는 목표를 한국MS는 공간과 기술로 풀어냈다는 것은 확실합니다. 그 중심에 ‘오피스365′와 ‘링크’, ‘야머’, ‘애널리틱 엔터프라이즈’ 등 MS 제품이 녹아 있습니다.